مجموعه مقالات صدری زاده / Sadrizadeh Papers

هر کس به فکر تغییر جهان است. اما هیچ کس به فکر تغییر خویش نیست. . . لئو تولستوی

ارزيابي عملكرد مديران دستگاههاي اجرايي


معرفي يك روش علمي جهت ارزيابي عملكرد مديران دستگاههاي اجرايي كشور



سيد فتح الله صدري زاده



تاريخ: مردادماه ۱۳۷۹
چهارمين مقاله برگزيده در همايش ارزيابی عملکرد - شهريور ۱۳۷۹

فايل PDF اصل مقاله

چكيده:
هيات محترم وزيران به پيشنهاد سازمان امور اداري و استخدامي كشور و به استناد اصل ۱۳۸قانون اساسي كليه دستگاههاي اجرايي را مكلف كرد كه چرخه مديريت بهره وري را در سازمان خود مستقر كنند. به موجب اين مصوب تمامي دستگاههاي اجرايي بايد تا پايان شهريور ماه ۱۳۷۹نسبت به طراحي شاخصها، تحليل عوامل، برنامه ريزي و اجراي مديريت بهره وري اقدام كنند. از اين رو شناخت و معرفي يك روش علمي و جامع جهت ارزيابي عملكرد مديران دستگاههاي اجرايي كشور به نحوي كه ويژگيهاي فردي و اعمال نظرهاي شخصي در نتيجه ارزيابي تاثير نداشته باشد از اهميت ويژه اي برخوردار است. چنين روشهايي تا بحال معرفي نشده و يا مورد استفاده قرار نگرفته است.
ارزيابي عملكرد مديران دستگاههاي اجرايي قبل از هر چيز نياز به تعريف شاخصهايي دارد كه تمامي ويژگيهاي مهم دستگاه اجرايي را در برگيرد. همچنين اطلاعات مورد نياز محاسبه شاخصها بايستي به آساني و با هزينه كم قابل دسترسي باشد.
دراين مقاله ابتدا كارهاي انجام شده در اين زمينه و ويژگيهاي مهم شاخصها بررسي مي شود. سپس شاخصهاي مهم ارزيابي و اطلاعات مورد نياز معرفي مي گردند. نقش تورم در شاخصهاي ارزيابي و روش محاسبه شاخصهاي نسبي بيان مي شود. سپس شاخصهاي كلي ارزيابي عملكرد مديران ارائه مي شود. در خاتمه نيز نتايج بدست آمده و مراجع مورد استفاده ذكر مي شود.
براي استقرار چرخه مديريت بهره وري در سازمانها و دستگاههاي اجرايي ضروري است نظام ارزيابي عملكرد ايجاد شود. آسيب شناسي وضع موجود و شناسايي نقاط قوت و ضعف هر بخش از سازمان به كمك ارزيابي امكان پذير است. بر اساس نتايج ارزيابي مي توان به اهدافي چون كاهش نقاط ضعف و نيز استفاده بهتر از امكانات موجود دست يافت.

۱- مقـدمه:
شاخص هاي اقتصادي همزمان با رشد و توسعه صنعتي كشورها رواج يافته و مورد استفاده قرار مي گرفته اند. بيشينه سازي رشد اقتصادي از اهداف بلند مدت اغلب دولتهاست. بدون ترديد رشد وتوسعه اقتصادي مطلوب است اما حفظ محيط زيست نيز ضروري است. امكان دارد رشد وتوسعه اقتصادي به بهاي تخريب محيط زيست حاصل شود. بنابر اين شاخصهاي زيست محيطي نيز از اهميت زيادي برخوردارند. ] 1 [
اصول و مفاهيم بهره وري ابتدا در واحدهاي بزرگ توليدي به كار گرفته شد. امروزه از شاخصهاي بهره وري حتي در واحدهاي خدماتي نيز استفاده مي شود. همچنين مديريت را علم جستجوي بهره وري بيشتر تعريف مي كنند. ] 2 [ بهره وري نيروي انساني، بهره وري ماشين آلات، بهره وري سرمايه و ساير عوامل توليد از انواع بهره وري جزيي هستند.
در ايران علاوه بر سازمان ملي بهره وري ايران، بعضي از سازمانهاي بزرگ عمومي و دولتي نيز در زمينه استاندارد سازي ساختار شاخصهاي كليدي ارزيابي مديريت تلاشهاي مثبتي داشته اند. ] 3 [ ، اما اثر تورم روي شاخصها و يافتن يك شاخص كلي كه به روش علمي عملكرد مديريت را در مقاطع مختلف زماني ارزيابي نمايد كمتر مورد توجه قرار گرفته است. با توجه به كارهاي انجام شده قبلي نگارنده روشي براي ارزيابي عملكرد مديريت شركتهاي ساختماني و پيمانكاري ارائه نمود. ] 4 [
هر چند شاخصهاي ارزيابي در دستگاههاي مختلف اجرايي امكان دارد متفاوت باشد اما اهداف عمده ارزيابي براي تمامي دستگاههاي اجرايي يكسان است. يك روش استاندارد و علمي جهت ارزيابي عملكرد مديريت دو هدف عمده را دنبال مي كند:
الف- شناسايي نقاط قوت و ضعف و تلاش جهت شكوفايي و افزايش قابليتها.
ب - آسيب شناسي وضع موجود به منظور كاهش نقاط ضعف و استفاده بهتر از امكانات موجود.
بديهي است ارزيابي عملكرد مديريت دستگاههاي اجرايي نياز به تعريف شاخصهايي دارد كه به روش واحدي قابل استفاده باشد. همچنين تمامي ويژگيهاي مهم دستگاههاي اجرايي را در بر گيرد.

۲- روش ارزيابي عملكرد مديران دستگاههاي اجرايي كشور
۲-۱) ويژگيهاي مهم شاخصها
امكانات، موقعيتها، محدوديتها و شرايط محيطي كشورها و مناطق مختلف با هم متفاوت است. همچنين با توجه به نوع، وظايف، حوزه هاي كاري و اثرات زيست محيطي امكان دارد شاخصهاي متنوعي قابل تعريف باشند. به هر حال اين شاخصها بايد داراي ويژگيهاي زير باشند:
۱- شاخصها يا اطلاعات مورد استفاده در محاسبه شاخصها بايد به آساني و با كمترين هزينه در دسترس قرار گيرند.
۲- شاخصها بايد به راحتي قابل تعريف باشند و درك آنها نسبتا" ساده باشد.
۳- شاخصها بايد كميت هاي قابل اندازه گيري را دربر گيرند.
۴- شاخصها بايستي قابليت اندازه گيري مهمترين ويژگيهاي سيستم را داشته باشد.
۵- در مورد شاخصهاي حياتي، هشدار دهنده و حساس زمان دسترسي به اطلاعات كوتاه باشد.
۶- شاخصهايي كه مناطق مختلف جغرافيايي و گروه هاي اجتماعي را مقايسه مي كنند نيز سودمند هستند.
۷- شاخصهايي كه مبناي مقايسه هاي بين المللي هستند كاربردهاي زيادي دارند، اما بايد با احتياط با آنها برخورد كرد. امكانات، موقعيتها و شرايط محيطي كشورها و مناطق مختلف را هميشه بايد در نظر داشت.
حال با توجه به ويژگيهاي فوق شاخصهاي مهم ارزيابي عملكرد مديران دستگاههاي اجرايي كشور تعريف مي شوند.

۲-۲) شاخصهاي مهم ارزيابي عملكرد مديران دستگاههاي اجرايي كشور
با توجه به نوع، وظايف، حوزه هاي كاري و گستردگي فعاليتهاي دستگاههاي اجرايي امكان دارد شاخصهاي متنوعي قابل تعريف باشند. به منظور استاندارد كردن ارزيابي شاخصهاي زير تعريف مي شوند:
۱- شاخص ارزش توليد
۲- شاخص سرمايه گذاري ريالي
۳- شاخص سرمايه گذاري ارزي
۴- شاخص بهره وري نيروي انساني
۵- شاخص آموزش منابع انساني
۶- شاخص قدرت خريد كاركنان
۷- شاخص بهره وري سرمايه
۸- شاخص سود قبل از كسر ماليات
۹- شاخص ايجاد اشتغال
۱۰- شاخص هاي ديگر متناسب با شرح وظايف سازمان

۲-۳) تعريف شاخصهاي ارزيابي
در اين بخش شاخصهاي معرفي شده در بخش قبلي تعريف مي شوند. متفاوت بودن نرخ تورم در ايران با ديگر كشورها و مسئله ارزش برابري پول رايج كشور با ارزهاي معتبر بين المللي از جمله مواردي است كه بايد همواره مورد توجه قرار گيرند.

شاخص ارزش توليد
اين شاخص ارزش كالاها و خدمات توليد شده توسط دستگاه اجرايي را محاسبه مي نمايد. بهاي واحد كالاها و خدمات در احجام ضرب مي شود و در نهايت ارزش كل كالاها و خدمات محاسبه مي گردد. منظور از توليد هر آن چيزي است كه ساخته مي شود.بنابر اين محصول توليدي امكان دارد ساختمان، مدرسه، راه، فرودگاه، خط آهن،بيمارستان، سد، نيروگاه، كارخانه، مصالح و لوازم ساختماني، محصولات كشاورزي، توليدات صنعتي، نف و گاز، خدمات حمل و نقل كالا و مسافر و … باشد.

شاخص سرمايه گذاري ريالي
حجم كل سرمايه گذاري ريالي انجام شده طي سالهاي مختلف توسط دستگاه اجرايي توسط اين شاخص محاسبه مي گردد. ارقام سرمايه گذاري داخلي و خارجي جداگانه ثبت مي شود. در مورد ارقام ريالي شاخص تورم كشور ايران اعمال خواهد شد تا ارقام سرمايه گذاري به قيمت هاي ثابت سال مبنا به دست آيند. نرخ تورم ساليانه نيز از طرف بانك مركزي جمهوري اسلامي ايران اعلام مي شود.

شاخص سرمايه گذاري ارزي
درصورتي كه دستگاه اجرايي سرمايه گذاري ارزي نيز داشته باشد (مانند بخش هاي صنعت، نيرو، نفت، پتروشيمي، كشاورزي و …) بايستي حجم سرمايه گذاري ارزي در هر سال به تفكيك محاسبه و ثبت شود.

شاخص بهره وري نيروي انساني
اين شاخص ارزش كل كالاها و خدمات توليد شده توسط دستگاه اجرايي را به ازاي هريك از شاغلين دستگاه اجرايي نشان مي دهد و به صورت زير تعريف مي شود:
بهره وري نيروي انساني با ميزان انگيزش و شايستگي افراد متناسب است. بنابر اين علاوه بر جذب و استفاده از افراد لايق و شايسته آموزشهاي حين خدمت كاركنان نيز در افزايش بهره وري تاثير مثبتي دارد. بايد با روشهاي شناخته شده انگيزه كار و تلاش مستمر را در كارمندان افزايش داد.

شاخص آموزش منابع انساني
رسيدن به توسعه پايدار بدون توجه به منابع انساني امكان پذير نيست. انسان محور توسعه است. منابع انساني نيز از مهمترين منابع هر دستگاه اجرايي محسوب مي شوند. افزايش مهارت كاركنان كه معمولا" از طريق دادن آموزشهاي لازم صورت مي گيرد كاري مستمر و دراز مدت است. شاخص آموزش منابع انساني نشان مي دهد كه در هر سال نسبت پرسنل آموزش ديده در همان سال به تعداد كل شاغلين دستگاه اجرايي چند درصد است:

شاخص قدرت خريد كاركنان
اين شاخص مشخص مي كند كه آيا حقوق و مزاياي شاغلين دستگاه اجرايي متناسب با نرخ تورم افزايش يافته است يا ميزان افزايش كمتر از حد انتظار بوده است. بديهي است كاهش مشكلات مالي و ايجاد رفاه اقتصادي در هر دستگاه اجرايي اثرات مطلوبي خواهد داشت.

شاخص بهره وري سرمايه
هر فعاليت اقتصادي بايد به گونه اي انجام گيرد كه حداكثر استفاده از سرمايه گذاري حاصل شود. سرمايه گذاري نيز متناسب با ارزش روز داراييها مي باشد:

شاخص سود قبل از كسر ماليات
سود قبل از كسر ماليات مهمترين شاخص فعاليتهاي تجاري است. امكان دارد در يك دستگاه اجرايي فعاليتهاي غير عملياتي نيز صورت گيرد. اين قبيل فعاليتها به تشخيص مدير دستگاه اجرايي و به منظور بهره برداري بهينه از منابع صورت مي گيرد. اطلاعات مورد نياز را مي توان در جدول زير وارد نمود. شايان ذكر اينكه زيان با علامت منفي در جدول درج مي شود.

شاخص ايجاد اشتغال
با توجه به جوان بودن جمعيت ايران و مشكلات موجود، ايجاد اشتغال براي افراد جوياي كار و كاهش نرخ بيكاري در كشور از مهمترين وظايف و نيز دغدغه هاي دولت خدمتگزار است. فعاليتهاي اشتغال زا سبب كاهش نرخ بيكاري در كشور خواهد شد و اين عمل مطلوب تمامي دستگاههاي اجرايي است. ميزان سرمايه گذاري لازم جهت ايجاد هر فرصت شغلي در بخش هاي مختلف يكسان نيست. بعنوان مثال هزينه لازم جهت ايجاد يك فرصت شغلي در بخش صنعت به مراتب از بخش كشاورزي بيشتر است. شاخص ايجاد اشتغال نشان مي دهد كه در هر سال ظرفيت ايجاد شده جهت اشتغال افراد جوياي كار چقدر است. در جدول (۲) ميزان فرصت هاي شغلي ايجاد شده بر اساس پروانه هاي بهره برداري از واحدهاي جديد صنعتي و توسعه واحدهاي موجود كه از گزارش اقتصادي سال ۱۳۷۷بانك مركزي استخراج شده درج گرديده است.

شاخص هاي ديگر متناسب با شرح وظايف دستگاههاي اجرايي
با توجه به اينكه امكان دارد شاخصهاي معرفي شده تمامي جنبه هاي كار و فعاليت دستگاههاي اجرايي را پوشش ندهد، شاخصهاي ديگري نيز پيش بيني شده است تا در مورد هر دستگاه اجرايي بررسي و تعريف شوند. اين شاخصها بايد با شرح وظايف دستگاه اجرايي تناسب داشته باشند.

۲-۴) اطلاعات مورد نياز جهت محاسبه شاخصها
با توجه به تعاريف شاخصهاي ارزيابي عملكرد مديران دستگاههاي اجرايي مي توان اطلاعات مورد نياز جهت محاسبه شاخصها را به شرح زير بيان نمود:
۱- ارزش توليد سالانه
۲- حجم سرمايه گذاري ريالي ساليانه
۳- حجم سرمايه گذاري ارزي ساليانه
۴- تعداد شاغلين دستگاه اجرايي
۵- درصد نيروي انساني آموزش ديده
۶- متوسط دريافتي ساليانه كاركنان
۷- ارزش روز داراييها
۸- سود قبل از كسر ماليات
۹- سود بعد از كسر ماليات
۱۰- هزينه هاي مالي
۱۱- نرخ تورم ساليانه
۱۲- اطلاعات مورد نياز جهت ساير شاخصها

۲-۵) تاثير تورم در شاخصهاي ارزيابي
نرخ تورم در سال ۷۴برابر 4/49 درصد اعلام گرديده كه بالاترين نرخ طي دهه ۷۰شمسي مي باشد. همچنين نرخ تورم در سالهاي ۱۳۷۶و ۱۳۷۸به ترتيب 3/17 و ۲۰درصد گزارش شده است. جهت ترسيم تصويري روشن از عملكرد مديران دستگاههاي اجرايي لازم است بجاي قيمتهاي جاري از قيمتهاي ثابت استفاده شود. بنابر اين لازم است يك سال به عنوان مبنا در نظر گرفته شود و كليه شاخصهايي كه واحد ريالي دارند به قيمت ثابت آن سال تبديل شوند. در جدول (3) سال ۱۳۷۳به عنوان مبنا اختيار شده و ضرايب تورم با توجه به نرخ تورم ساليانه محاسبه و درج گرديده است. ملاحظه مي شود تنها طي سالهاي ۱۳۷۴تا ۱۳۷۸، يعني ظرف مدت ۵سال شاخص بهاي كالاها و خدمات مصرفي در كشور بيش از ۳برابر شده است.

۲-۶) شاخصهاي نسبي ارزيابي
با توجه به تعاريف و اطلاعات بكار رفته در محاسبه شاخصها مشخص مي شود كه اولا" شاخصها داراي واحدهاي يكسان نيستند. همچنين بعضي از شاخصها بصورت درصد يا بدون بعد (واحد) هستند. ثانيا" دامنه تغييرات شاخصها از اعداد كوچكتر از واحد تااعداد بزرگ و چندين رقمي است. براي استفاده از شاخصها در محاسبه شاخص كل ارزيابي، شاخصهاي نسبي بصورت زير تعريف مي شوند:

بنابر اين با توجه به تعريف فوق، شاخصهاي نسبي دو ويژگي عمده خواهند داشت:
الف- شاخصهاي نسبي كميت هاي بدون بعد (ديمانسيون) هستند.
ب - شاخصهاي نسبي اعدادي بين مثبت يك تا حداقل منفي يك هستند.

حال با توجه به دو ويژگي مذكور، يكنواخت سازي تاثير و نيز تركيب شاخصها امكان پذير خواهد بود. تركيب شاخصها و نحوه محاسبه شاخصهاي كلي در بخش بعد ارائه مي شود. شاخصهاي ارزيابي را مي توان براي مقايسه عملكرد مديران چند دستگاه اجرايي نيز بكار برد. شاخصهاي نسبي نيز فقط قوت و ضعف مديران دستگاههاي اجرايي را مشخص خواهند كرد. اين شاخصها همچنين روند تغييرات بهره وري در هريك از اجزاي دستگاه اجرايي را نشان مي دهند.

۲-۷) شاخص كلي ارزيابي عملكرد مديريت دستگاه اجرايي
اين بخش نتايج عملكرد مديريت دستگاه اجرايي را بيان مي كند. حاصل ارزيابي مديريت در هر سال يك عدد نسبي خواهد بود كه مقايسه خوبي بين سالهاي قبل و بعد از آن سال مشخص ارائه خواهد كرد. اين نقاط منحني ارزيابي عملكرد مديريت را ايجاد مي كنند كه شدت و ضعف مديريت را طي سالهاي مورد ارزيابي نشان خواهد داد. نمونه اي از اين نتايج بعنوان مثال در جدول (۴) درج گرديده است.
شايان ذكر اينكه هر كدام از شاخصها مي توانند متناسب با وزن و اهميت خود ضرايب متفاوتي را داشته باشند و پس از اعمال ضرايب با هم تركيب شوند. در مثال ارائه شده جهت سادگي كار شاخص كلي به صورت زير تعريف شده است:

(۶) مجموع جبري شاخصهاي نسبي در سال مورد نظر = شاخص كلي ارزيابي عملكرد مديريت در يك سال

منحني شكل (۱) نشان مي دهد كه عملكرد مديريت دستگاه فرضي افت و خيز كمي داشته و جهش و پيشرفت خاصي نداشته است.

۳- نتيجه گيري
ارزيابي عملكرد مديران دستگاههاي اجرايي سبب افزايش بهره وري خواهد شد.
نقاط قوت و ضعف دستگاههاي اجرايي در ارزيابي مشخص خواهد شد.
شاخصهاي ارزيابي بايستي به گونه اي تعريف شوند كه امكان اعمال سليقه به حداقل برسد.
مديران و شاغلين دستگاههاي اجرايي بايد سيستم ارزيابي را درك كرده و به آن اعتماد داشته باشند.
ارزيابي عملكرد دستگاههاي اجرايي بايد تمامي منابع و فعاليتها را در بر گيرد.
نتايج ارزيابي بايستي براي مديران دستگاههاي اجرايي قابل استفاده باشد.
نتايج ارزيابي بايد منبع سود را مشخص كند به طور مثال آيا رشد واقعي بهره وري سبب سود دهي شده يا فعاليتهاي غير عملياتي و يارانه ها و افزايش قيمتها در سود دهي موثر بوده است.
نتايج حاصل بايد نشانه هاي روشني براي تصميمات و اقدامات مديريت دستگاههاي اجرايي ارائه كنند.
اطلاعات مورد نياز ارزيابي بايستي به طور مستمر جمع آوري و به دقت ثبت شوند. دسترسي به اطلاعات نيز به راحتي ميسر باشد.
پيشنهاد مي شود نظام ارزيابي عملكرد مديران دستگاههاي اجرايي در كشور ايجاد شود.

4- مراجع:
Anderson V., "Alternative Economic Indicators", First Edition, UK, 1991
غلامرضا خاكي، "آشنايي با مديريت بهره وري"، صفحات ۱۵تا ۲۰، كانون فرهنگي انتشاراتي سايه نما، ۱۳۷۶
"استانداردسازي ساختار شاخصهاي كليدي ارزيابي مديريت"، دفتر امور مديران بنياد مستضعفان و جانبازان انقلاب اسلامي ايران، ۱۳۷۷
سيد فتح الله صدریزاده، "معرفي يك روش علمي جهت ارزيابي عملكرد مديريت شرکتهای ساختمانی و پيمانکاری "، مجموعه مقالات پنجمين كنفرانس بين المللي عمران ، جلد پنجم ، صفحات ۲۲۳و ۲۳۰ ، دانشگاه فردوسي مشهد ، ۱۳۷۹

+   سید فتح الله صدری زاده ; ۸:٤٦ ‎ق.ظ ; یکشنبه ٢٦ آبان ۱۳۸۱
    نظر شما ()  
 

design by macromediax ; Powered by PersianBlog.ir